Règlements du Club

SOCIÉTÉ D’INFORMATIQUE AMATEUR DU QUÉBEC (SIAQ)

CLUB INFORMATIQUE

RÈGLEMENTS

ARTICLE 1

NOM

1) – Le nom de la société est « SOCIÉTÉ D’INFORMATIQUE AMATEUR DU QUÉBEC » CLUB INFORMATIQUE et elle est désignée sous le sigle de S.I.A.Q. CLUB INFORMATIQUE.

2) – La Société a été fondée le 12 janvier l977 en vertu des statuts refondus du Québec, la Loi des clubs de récréation.

3) – Dans les présents règlements, les mots amateurs en informatique désignent celui ou celle qui possède un goût marqué pour l’informatique en général et en particulier les PC et les compatibles.

4) – Le mot Société désigne Société d’Informatique Amateur du Québec ou le CLUB INFORMATIQUE.

5) – Le mot Conseil désigne le Conseil d’Administration de la Société.

ARTICLE 2

SIÈGE SOCIAL

Le Siège Social de la Société est dans le territoire de la Communauté Urbaine de Québec.

ARTICLE 3

BUTS OU OBJETS

Les objets pour lesquels la corporation est constituée sont les suivants:

1) – Grouper en association les personnes intéressées à la science de l’informatique et promouvoir leurs connaissances dans la pratique de cette science.

2) – Organiser et tenir des conférences, réunions, assemblées, expositions pour la promotion, le développement et la vulgarisation de cette science.

3) – Imprimer, éditer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus; établir une bibliothèque de publications se rapportant ou étant connexes à cette science.

4) – Mettre en commun des ressources techniques et humaines permettant la réalisation de rencontres permettant aux membres d’échanger, de discuter avec des gens possédant le même intérêt afin de connaître ou se perfectionner dans le monde de l’informatique.

5) – Fournir assistance et conseils techniques à ses membres, aux institutions d’enseignements dans le domaine de l’informatique, de promouvoir en général le hobby des micro-ordinateurs dans les maisons d’enseignements et chez le grand public en général.

6) – Réaliser des projets d’entraide pour différents groupes ou associations à buts non lucratifs tels que handicapés, bibliothèques, associations scientifiques ou tout autre groupement qui a comme but le service public.

ARTICLE 4

POUVOIRS DE LA SOCIÉTÉ

Tous les pouvoirs que la loi confère aux corporations.

ARTICLE 5

MEMBRES

1 ) – La Société est composée de Membres honoraires et de Membres actifs.

MEMBRES HONORAIRES :

Le Conseil d’Administration peut admettre comme Membre honoraire pour l’année courante celui qui fait un don ou une souscription importante ou encore celui qui rend des services notoires à la Société, ainsi que toute personne que le Conseil d’Administration jugera nécessaire dans l’intérêt de la Société.

MEMBRES ACTIFS :

Est Membre actif, tout amateur en informatique (Voir Art. 1) ayant payé sa cotisation à la Société pour l’année fiscale en cours, en outre il peut voter à l’Assemblée Générale Annuelle et faire partie du Conseil d’Administration.

2 ) – Protection des renseignements personnels des membres

Les renseignements personnels recueillis par la SOCIÉTÉ sont traités confidentiellement. La SOCIÉTÉ ne communiquera ces renseignements qu’à ses officiers. Cependant, l’adresse de la messagerie et / ou du site Web de ses membres sont du domaine public.

ARTICLE 6

ADMISSION DES MEMBRES

L’aspirant doit faire sa demande d’admission au Secrétaire ou à un Conseiller en déclarant son intérêt à devenir Membre de la Société. Le Conseil d’Administration peut accepter ou refuser un aspirant, le Secrétaire remettra au candidat refusé la cotisation versée.

ARTICLE 7

SUSPENSION

Sur présentation d’une requête par un ou plusieurs Membres demandant l’expulsion ou la suspension d’un Membre, le Conseil d’Administration prendra toute décision qu’il jugera dans l’intérêt de la Société ; la décision du Conseil relative à cette question sera irrévocable. Le Conseil ne sera pas tenu de donner la raison de sa décision.

ARTICLE 8

CONDUITE DES MEMBRES

Le Conseil d’Administration a le droit, avec la majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des Membres présents à une assemblée, de censurer, de suspendre pour un certain temps ou de renvoyer définitivement de la Société, un Membre qui, tenant une conduite de nature à nuire de quelque façon à la Société ou à la marche d’une assemblée, ou qui abuse des privilèges dont il jouit à titre de Membre, ou qui refuse de se soumettre aux règlements.

ARTICLE 9

CONSEIL D’ADMINISTRATION ET OFFICIERS

1) – La Société est gouvernée et administrée par un conseil composé des officiers suivants :

A) Un Président, un Vice-Président, un Secrétaire/Trésorier.

B) De deux (2) Conseillers.

2) – Le Conseil d’Administration peut choisir un avocat pour consultation sur toutes les questions relatives aux lois ou relevant des cours de justice.

3) – Le Conseil d’Administration peut choisir parmi ses Membres ou en dehors de ses Membres, le personnel requis pour l’administration: secrétaire-adjoint, comptable, vérificateur, statisticien, relationniste et autres.

4) – Sont éligibles au Conseil d’Administration : les Membres actifs seulement, pourvu que les candidats soient en règle avec la Société et qu’ils aient démonté des aptitudes et un désir d’en faire partie.

5) – Le Conseil d’Administration est élu pour un (1) an et demeure en fonction jusqu’à la nouvelle élection.

6) – Le Conseil d’Administration peut remplacer un de ses Conseillers par un Membre actif si une vacance survient pendant l’année où si le conseiller est absent à trois (3) réunions du Conseil d’administration.

ARTICLE 10

DEVOIRS, DROITS ET POUVOIRS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’Administration a la direction générale des affaires de la Société et:

1) – Autorise les achats, les dépenses à faire et le paiement des comptes.

2) – Présente à l’assemblée annuelle un relevé des finances de la Société et le résumé des activités annuelles.

3) – Fixe le lieu et la date des assemblées.

4) – Prend toute mesure conforme aux règlements et nécessaire à la bonne administration de la Société.

5) – A le contrôle et la responsabilité de tout argent et de toute initiative entreprise par la Société.

6) – Toute proposition par écrit à la Société, sera d’abord étudiée par le Conseil d’Administration lequel donnera son avis à une assemblée générale subséquente.

7) – Choisit le personnel recommandé, fixe les honoraires, les autres conditions de travail, l’embauche et le congédiement s’il y a lieu.

ARTICLE 11

DEVOIRS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

LE PRÉSIDENT : Le Président assure l’exécution des délibérations du Conseil et des assemblées. Il ordonne la convocation des assemblées et préside les séances. Le Président peut déléguer ses pouvoirs ou parties de ceux-ci à un ou plusieurs Membres du Conseil. En cas d’absence, le Vice-Président le remplace.

LE VICE-PRÉSIDENT : Le Vice-Président gère les affaires courantes de la Société et doit en rendre compte au Conseil d’Administration. Il veille à ce que le travail des divers comités s’effectue selon le mandat qu’ils ont reçu et au meilleur intérêt de la Société. Il exécute toutes les fonctions qui lui sont confiées par le Président. Il assure l’intérim en cas d’absence du Président ou en cas d’incapacité de ce dernier d’assumer ses fonctions.

LE SECRÉTAIRE : Le Secrétaire est l’officier exécutif du Conseil d’Administration. Il est chargé de la correspondance ; sur avis du Président, il convoque les assemblées, fait la rédaction et la garde des procès-verbaux et de tous les documents de la Société. Il doit tenir à jour le registre d’inscription des Membres ; les noms, adresses, numéros de téléphone.

LE TRÉSORIER : Le Trésorier est charge de l’encaissement, du recouvrement et de la comptabilité, des cotisations et de toute autre valeur que, donnée, léguée ou remise à la Société ; du paiement avec les revenus de la Société, de toutes les dépenses autorisées par le Conseil. La tâche de Trésorier et de Secrétaire peut être assumée par une seule personne.

LES CONSEILLERS : Les Conseillers se font un devoir d’être assidus aux assemblées régulières et à celles du Conseil d’Administration. Ils doivent se familiariser avec les affaires de la Société. Ils ont la responsabilité de sa bonne administration et de son progrès et doivent faire observer les règlements. Tout Conseiller qui s’abstiendra sans raison valable et déclarée aux réunions du Conseil d’Administration, devra se justifier devant le Conseil d’Administration et pourra être remplacé si le Conseil le juge à propos.

ARTICLE 12

COMITÉS ET SECTIONS

Le Conseil d’Administration peut, à sa discrétion, fonder des comités et sections :

1) – Pour certaines parties de l’administration : réceptions, finances, publicité, recrutement, amusement, etc.

2) – Pour la construction, le montage, la mise en marche ou la programmation des ordinateurs ou systèmes périphériques.

3) – Pour le journal ou le bulletin de la Société.

4) – Pour l’élaboration de cours, de sessions d’information, de séminaires, de congrès, etc.

5) – Pour des groupes de Membres partageant un intérêt commun axé sur l’utilisation d’un même ordinateur ou d’un même logiciel ou sur tout autre sujet.

ARTICLE 13

COTISATIONS ET CONTRIBUTIONS

1) – Le Conseil d’Administration fixe la cotisation annuelle pour tous les Membres.

2) – Si un Membre, pour une raison quelconque, cesse d’être affilié à la Société, la cotisation versée demeure la propriété de la Société.

ARTICLE 14

FINANCES

1) – L’année financière commence le premier (1er) juin d’une année et se termine le trente et un (31) mai de l ‘année suivante.

2) – Les revenus provenant de toute source sont déposés dans une institution bancaire choisie par le Conseil d’Administration.

3) – Tous les documents importants et les valeurs sont déposés en sécurité sous la res-ponsabilité du Conseil d’Administration.

4) – Toute dépense doit être autorisée par le Conseil et aucun compte ne peut être payé sans approbation.

5) – Les paiements sont faits par chèques seulement, signés par le Président ou le Vice-Président et par le Trésorier.

6) – Le Trésorier peut payer sans chèque les dépenses courantes ne dépassant pas la somme de vingt-cinq (25.00) dollars, dont compte à rendre.

7) – Le Conseil peut demander à un vérificateur de faire l’examen de la comptabilité de temps à autre. Ce vérificateur ne recevra de rémunération que celle allouée pour son travail de vérificateur.

ARTICLE 15

ASSEMBLÉES ET CONVOCATIONS DES ASSEMBLÉES

Toutes les assemblées générales sont convoquées par le Président, soit par un avis postal, par un avis sur le journal La Routine, par message sur le Babillard (Télé-Siaq), message téléphonique ou par adresse électronique et adressé à chaque Membre dans les cinq (5) jours précédent ‘assemblée.

ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION.

1) – Le Conseil d’Administration est convoqué par le Président au moins cinq (5) fois l’an, au minimum à tous les trois (3) mois et aussi souvent que nécessaire pour le bon fonctionnement de la Société.

2) – Quatre (4) Membres du Conseil d’Administration peuvent requérir du Président la convocation du Conseil d’Administration. L’avis de convocation devra contenir la raison de la convocation.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE.

1) – L’assemblée générale annuelle aura lieu dans les 30 jours suivant l’année fiscale, la date en est fixée par le Conseil d’Administration. Le rapport financier sera disponible lors de cette assemblée générale.

– Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le Président, lorsque le Conseil d’Administration le juge à propos, pour discuter de certaines questions. Chaque cas devra être indiqué dans l’avis de convocation. Aucun autre sujet ne pourra être discuté à cette assemblée sans le consentement de la majorité des Membres présents. Une telle assemblée générale spéciale peut aussi
-être convoquée par le Président sur requête portant la signature d’au moins dix (10) Membres actifs en règle ; ladite requête détermine le but de l’assemblée.
Une assemblée régulière des Membres a lieu chaque mois, sauf juillet et août, aux dates, endroits et heures déterminées par le Conseil d’Administration.

ARTICLE 16

QUORUM

1) – Lors d’une réunion du Conseil d’Administration, la présence de la moitié de ses Membres plus un est exigée pour qu’il y ait quorum. En cas d’égalité lors d’un vote, le Président a droit à un second vote.
2) Lors des assemblées générales (annuelles, d’élections et spéciales) la présence des Membres présents en règle constitue le quorum. En cas d’égalité, le vote du Président est prépondérant dans toute assemblée.

ARTICLE 17

ORDRE DU JOUR

1) – L’ordre du jour des séances du Conseil d’Administration et des réunions mensuelles est le suivant :

A) Ouverture de l’assemblée par le Président ou son représentant.

B) Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion précédente.

C) Lecture de la correspondance par le Secrétaire.

D) Rapport financier.

E) Réception des communications.

F) Formation et rapports des comités.

G) Affaires courantes.

H) Affaires nouvelles.

I) Admission de nouveaux membres.

J) Discussions générales, remarques, propositions, etc.

K) Ajournement ou clôture de la séance.

2) – L’ordre du jour des assemblées générales annuelles et d’élection est le suivant :

A) Ouverture de la séance par le Président ou son représentant.

B) Constatation de la régularité de la convocation de l’assemblée.

C) Vérification du droit de la présence et appel des membres.

D) Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale précédente.

E) Rapport annuel du Président, Rapport financier et autres.

F) Affaires courantes et nouvelles.Remarques, propositions, etc.

G) Discussions sur les questions d’intérêt général pour la Société.

H) Avis de motions et motions.

I) ÉLECTIONS:

1) Nomination d’un président, d’un SECRÉTAIRE et de deux scrutateurs d’élections.

2) Présentation des candidats, Vérification d’éligibilité, vote.

3) Proclamation des élus par le président d’élections.

ARTICLE 18

PROCÉDURES D’ÉLECTIONS

1) – L’élection des 5 membres du Conseil d’Administration a lieu au cours de l’assemblée générale annuelle.

2) – Ayant procédé à l’ordre du jour, le Président sortant de charge demande à l’assemblée de choisir un président, un secrétaire et deux scrutateurs d’élection s’il y a lieu, lesquels ne pourront être candidats. Le Président d’élections ne vote que si l’égalité des votes exige cette condition pour élire un candidat.

ARTICLE 19

VOTE AUX ASSEMBLÉES ET AUX ÉLECTIONS

ÉLIGIBILITÉ DES CANDIDATS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les votants à l’Assemblée Générale Annuelle doivent être présents de corps et ne peuvent voter par procuration. Le vote sera à main levée, à moins qu’un ou plusieurs Membres actifs exigent la tenue d’un scrutin secret.

ARTICLE 20

DISSOLUTION DE LA SOCIÉTÉ ET DISPOSITION DE L’ACTIF

Advenant le cas où la Société d’Informatique Amateur du Québec (SIAQ) Club Informatique cesserait d’exister, tout bien physique appartenant à la Société sera liquidé aux meilleures conditions possible.

Les montants d’argent, après paiement des dettes en souffrance, s’il y en a, seront distribués au pro-rata de la cotisation entre les membres en règle de la Société et inscrits en date du 1er septembre précédent.

ARTICLE 21

RÈGLEMENTS ET AMENDEMENTS

1) – Le présent règlement amende et abroge tout règlement antérieur. Tout nouveau règlement ou amendement au présent règlement peut être adopté lors d’une assemblée générale, par un référendum sollicité par la poste à tous les Membres, par un vote d’au moins les 2/3 des Membres actifs, présents à l’assemblée ou sollicité par la poste, à condition que l’avis de convocation de telle assemblée soit soumis au moins quinze (15) jours avant la date de la dite assemblée, ou vingt et un (21) jours dans le cas d’un référendum par la poste. Le Conseil d’Administration pourra lui-même proposer un nouveau règlement ou amendement aux présents règlements qu’il soumettra aux Membres en procédant de la façon mentionnée plus haut.

2) – Au moins dix (10) Membres actifs pourront proposer un nouveau règlement ou un amendement à un règlement existant, en présentant une requête signée par chacun d’eux et présentée au Président selon l’article 15 paragraphe 6.

ARTICLE 22

COMITÉ EXÉCUTIF

1 ) – S’il le juge opportun, le Conseil d’Administration forme un comité Exécutif de trois (3) personnes. Il est composé du Président, du Vice-Président, du Secrétaire-trésorier.

2) – Le rôle de ce Comité Exécutif est de voir à l’administration des affaires courantes de la Société et à exécuter les tâches qui lui sont confiés par le Conseil d’Administration.

3) – La présence de trois (3) membres du Comité Exécutif est exigée pour qu’il y ait quorum.

ARTICLE 23

COPIAGE

La Société d’Informatique Amateur du Québec ne permet la copie que du logiciel qui est du domaine public et/ou versé au domaine public par l’auteur ou distribué selon le système de Partagiciel (Shareware). Toutes autres copies de programmes et de manuels dans les locaux de la S.I.A.Q. ou lors de réunions organisées par la S.I.A.Q. sont prohibées.

ARTICLE 24

AFFILIATIONS

Le Conseil d’Administration peut décider de s’affilier ou de se désaffilier à d’autres organismes lorsqu’il jugera que c’est dans l’intérêt de la Société de le faire.

ARTICLE 25

REFONTE

Tous les amendements aux règlements et acceptés en assemblée générale seront refondus en date de la dite assemblée et cette refonte datée deviendra les règlements officiels de la Société Informatique du Québec (SIAQ) Club Informatique.

Règlements et modifications acceptés par l’Assemblée Générale spéciale du 12 Juin 2007